Datenschutzinformation
Reform Martin GmbH („reformstark Martin“)
Tachezy, Martin & Sponring GmbH („my drogery Martin“)
Gemeinsamer Ansprechpartner für Datenschutzanfragen:
reformstark Martin (Reform Martin GmbH) betreibt Reformhäuser mit:
natürlichen Lebensmitteln
Nahrungsergänzungsmitteln
innovativer Kosmetik
my drogery Martin (Tachezy, Martin & Sponring GmbH) ist 100% Tochter und betreibt Parfümerien mit Reformhaus-Ideen:
Düfte und Kosmetik
natürliche Produkte
Beide arbeiten zusammen unter der Marke „Martin“ und nutzen:
gemeinsame Kundendaten
denselben Kundenvorteilsclub (falls Sie Mitglied sind)
Diese Info gilt für:
Kundschaft von reformstark Martin oder my drogery Martin
Mitglieder im Kundenvorteilsclub Martin
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Für die Verarbeitung Ihrer Daten sind verantwortlich:
Reform Martin GmbH und Tachezy, Martin & Sponring GmbH
Museumstraße 22
6020 Innsbruck
Datenschutz-Kontakt:
Reform Martin GmbH
E-Mail: office@reformstark.at
Telefon: +43 (0)512 / 580100-0
Telefax: +43 (0)512 / 580100-39
Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich gerne an diese Adresse wenden.
2. Gemeinsame Verantwortung
Beide Firmen teilen sich die Verantwortung
Reform Martin GmbH und Tachezy, Martin & Sponring GmbH kümmern sich zusammen um Ihre Kundendaten und den Kundenvorteilsclub Martin (Art. 26 DSGVO).
Was machen sie gemeinsam?
- Eine gemeinsame Kundendatenbank nutzen
- Kundenkonten verwalten
- Ihre Anfragen bearbeiten
- Clubvorteile anbieten
Keine Weitergabe nach außen
Tachezy, Martin & Sponring gehört zu 100% zu Reform Martin. Die Daten bleiben also in der Gruppe – keine Weitergabe an Dritte.
Wer macht was?
Die Firmen haben klar vereinbart, wer welche Datenschutz-Aufgaben übernimmt (z.B. Infos geben, Technik sichern, Ihre Rechte erledigen). Reform Martin macht die wichtigsten Dinge.
Ihre Rechte bei beiden
Sie können Ihre Datenschutzrechte (Auskunft, Löschung etc.) bei jeder der beiden Unternehmen einfordern. Die Unternehmen klären das untereinander – Ihre Anfrage wird schnell und vollständig bearbeitet.
3. Für wen gilt diese Datenschutzerklärung?
Diese Datenschutzerklärung gilt für:
- Kundinnen und Kunden, die ein Kundenkonto nutzen oder deren Daten in unserer gemeinsamen Kundendatenbank gespeichert sind, und
- Kundinnen und Kunden, die Mitglied im Kundenvorteilsclub Martin sind.
Die Teilnahme am Kundenvorteilsclub ist freiwillig und keine Voraussetzung für einen Einkauf. Sie können bei uns auch ganz anonym einkaufen. Wenn Sie kein Kundenkonto oder keine Karte haben und keine weiteren Daten angeben, erfassen wir nur Kassenumsätze. Diese Umsätze sind nicht einer Person zuordenbar und gelten nicht als personenbezogene Daten.
4. Welche Daten werden verarbeitet?
Welche Daten verarbeitet werden, hängt davon ab, ob Sie ein Kundenkonto haben oder zusätzlich Mitglied im Kundenvorteilsclub sind. Außerdem ist entscheidend, ob Sie uns freiwillige Angaben machen oder einer Verarbeitung für personalisierte Angebote zustimmen.
Typischerweise betrifft das folgende Daten:
4.1 Stammdaten
- Vor- und Nachname
- Anrede / Geschlecht (sofern angegeben)
- Titel (sofern angegeben)
- Anschrift
- Telefonnummer (sofern angegeben)
- Geburtsdatum (sofern angegeben)
4.2 Registrierungs- und Kontodaten (Kundenkonto / Kundendatenbank / Kundenvorteilsclub)
- Kundennummer
- Registrierungsdatum
- Stammfiliale bzw. Filiale des Erstkontakts
- Zugangsdaten zum Online-Konto (sofern Online-Registrierung)
- Status des Kontos (aktiv / inaktiv)
- Status der Clubmitgliedschaft
- Laufzeitinformationen zur Kundenvorteilsclubmitgliedschaft
- Vertragserklärungen, digitale Unterschriften, dokumentierte Kontakte mit Ihnen
- von Ihnen hinterlegte Zahlungsmittel
- von Ihnen erteilte oder widerrufene Einwilligungen
- Informationen zur Nutzung einer virtuellen Kundenkarte im Kundenkonto (z. B. Anzeige der Kundennummer als Barcode)
4.3 Daten zu Ihren Interessen und Vorlieben
a) Angegebene Interessen und Vorlieben (freiwillige Angaben)
- Lieblingsprodukte und das Datum der Auswahl bzw. Änderung.
- Produktkategorien, für die Sie sich interessieren
- sonstige von Ihnen mitgeteilte Interessen
b) Automatisch ermittelte Interessen und Vorlieben (nur bei Einwilligung)
- aus Ihren Einkäufen und – falls Clubmitglied – aus Bonuspunktebewegungen ermittelte Interessen, Vorlieben, Kategorien (z. B. häufig gekaufte Marken oder Produktgruppen)
- Zuordnung zu Zielgruppen oder Kundensegmenten
Wir verarbeiten dabei keine besonders schützenswerten Daten, wie zum Beispiel Gesundheitsdaten. Ebenso bilden wir keine Profile, die sich auf Kinder beziehen. Es werden auch keine automatisierten Entscheidungen getroffen, die eine rechtliche oder ähnlich starke Wirkung für Sie haben.
4.4 Warenkorb- und Einkaufsdaten
- Informationen über gekaufte Artikel und deren Anzahl
- Datum und Uhrzeit jedes Einkaufs
- Ort des Einkaufs
- Rechnungsbeträge / Umsätze
- verwendete Zahlungsmittel
- Kreditkartendaten in chiffrierter Form bei Kreditkartenzahlung
- in Anspruch genommene Rabatte, Aktionen und Gutscheine
- Nummern und Inhalte von Gutscheinen
- Informationen zur Vertragsabwicklung und dazu geführte Korrespondenz
4.5 Bonuspunktekonto-Daten (nur Kundenvorteilsclub Martin)
Wenn Sie Mitglied des Kundenvorteilsclub Martin sind, werden folgende Daten zusätzlich verarbeitet:
- aktueller Punktestand
- zeitliche Entwicklung des Punktestands
- Bonuspunkte-Gutschriften mit Datum, Uhrzeit, Ort (Partnerunternehmen, Filiale), Rechnungssumme, angewendeten Multiplikatoren
- Bonuspunkte-Einlösungen mit Datum, Uhrzeit, Ort, Rechnungssumme, eingelöster Punkteanzahl und ggf. verwendeten Gutscheinen oder Aktionen
- Informationen zu Laufzeit und Verfall von Bonuspunkten
5. Wozu verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Im Folgenden werden die Zwecke und die jeweils einschlägigen Rechtsgrundlagen dargestellt. Es wird zudem erläutert, welche Daten typischerweise dafür genutzt werden.
KUNDENVERWALTUNG
gilt für alle Kunden
5.1 Abwicklung von Einkäufen und Bestellungen
| Was wir machen | Einkäufe in unseren Filialen, Bearbeitung von Retouren, Rückabwicklung und Gutschriften. |
| Welche Daten | Stammdaten, Registrierungs-/Kontodaten, Warenkorb- und Einkaufsdaten, Zahlungsdaten. |
| Warum wir das dürfen | Damit wir Ihren Kaufvertrag erfüllen können (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). |
5.2 Kundenbetreuung und Service
| Was wir machen | Ihre Anfragen beantworten, Reklamationen bearbeiten, beraten, bei Bestellproblemen kontaktieren, Kundengespräche dokumentieren. |
| Welche Daten | Stammdaten, Registrierungs-/Kontodaten, Einkaufs- und Korrespondenzdaten. |
| Warum wir das dürfen | Damit wir unseren Servicevertrag mit Ihnen erfüllen können und weil wir ein berechtigtes Interesse an gutem Kundenservice haben (Art. 6 Abs. 1 lit. b + f DSGVO). |
5.3 Betrieb der gemeinsamen Kundendatenbank
| Was wir machen | Wir führen eine gemeinsame Kundendatenbank für beide Firmen (Reform Martin und Tachezy). Damit können wir Ihre Daten zentral verwalten, pflegen und für Kommunikation nutzen. Beide Firmen haben gleichen Zugriff für Kundenbetreuung, Kontoverwaltung und Leistungen. |
| Welche Daten | Stammdaten, Registrierungs-/Kontodaten, Präferenzdaten (falls angegeben oder abgeleitet), Warenkorb- und Einkaufsdaten. |
| Warum wir das dürfen | Damit wir Verträge mit Ihnen erfüllen können und weil es effizienter ist, eine gemeinsame Datenbank zu haben (Art. 6 Abs. 1 lit. b + f DSGVO). Wichtig: Keine personalisierten Profile oder Werbung ohne Ihre Einwilligung. |
5.4 Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
| Was wir machen | Wir bewahren Unterlagen auf, wie das Gesetz es vorschreibt (Handel, Steuern): Rechnungen, Buchhaltung, Steuererklärungen. |
| Welche Daten | Stammdaten, Einkaufs- und Rechnungsdaten, Zahlungsdaten. |
| Warum wir das dürfen | Weil das Gesetz es verlangt, diese Daten aufzubewahren (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). |
5.5 Statistische Auswertungen zur Sortiments- und Angebotsplanung
| Was wir machen | Wir analysieren Einkaufsdaten (Warenkorb, Umsätze), um zu verstehen, was Kunden wollen. So können wir das Sortiment planen und passende Angebote machen. Die Auswertung passiert anonym oder pseudonymisiert – kein Rückschluss auf einzelne Personen möglich. |
| Welche Daten | Warenkorb- und Einkaufsdaten; bei Clubmitgliedern ggf. Bonuspunkte-Daten, soweit erforderlich. |
| Warum wir das dürfen | Weil wir ein berechtigtes Interesse haben, unser Geschäft wirtschaftlich zu führen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). |
5.6 Allgemeine Kundeninformationen & Werbung
| Was wir machen | Wir informieren Sie über unsere Produkte, Angebote und Aktionen. Dies kann auch filialbezogen erfolgen (z.B. regionale Angebote, Filialeröffnungen oder besondere Aktionen einzelner Standorte). |
| Welche Daten | Kontakt- und Stammdaten (insbesondere Name und Anschrift, bei elektronischer Werbung zusätzlich E-Mail-Adresse). |
| Warum wir das dürfen | Postalische Werbung senden wir, weil wir ein berechtigtes Interesse haben, unsere eigenen Produkte und Leistungen zu bewerben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können der Nutzung Ihrer Kontaktdaten für Werbung jederzeit widersprechen. Elektronische Werbung (z. B. per E-Mail) erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung (Art 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können der Verwendung Ihrer Kontaktdaten zu Werbezwecken jederzeit widersprechen. |
KUNDENVORTEILSCLUB MARTIN
gilt bei Club-Mitgliedschaft
5.7 Führung der Kundenvorteilsclub-Mitgliedschaft und Verwaltung des Bonuspunktekontos
| Was wir machen | Wir richten Ihre Mitgliedschaft im Kundenvorteilsclub ein und verwalten sie. Dabei erfassen wir Ihre Bonuspunkte, rechnen diese ab und stellen Clubvorteile und Serviceleistungen bereit. Dies umfasst auch die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Registrierung in der Filiale und der Versendung einer Aktivierungs-E-Mail zur Einrichtung Ihres Kundenkontos bzw. Online-Zugangs und zur Freischaltung Ihrer Mitgliedschaft. Zu den Club- und Serviceleistungen kann auch die Bereitstellung einer virtuellen Kundenkarte im Kundenkonto gehören, die eine Zuordnung von Einkäufen zu Ihrem Kundenkonto bzw. Ihrer Mitgliedschaft ermöglicht. Zusätzlich kann Ihnen im Kundenkonto eine Übersicht über Ihre bisherigen Einkäufe sowie zugehörige Rechnungsinformationen zur Verfügung gestellt werden. |
| Welche Daten | Stammdaten, Kundenvorteilsclub-Registrierungs- und Kontodaten, Bonuspunktekonto-Daten, relevante Einkaufsdaten. |
| Warum wir das dürfen | Damit wir den Vertrag mit Ihnen erfüllen und Ihre Clubmitgliedschaft verwalten können (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). |
5.8 Information über Punktestand und Einlösemöglichkeiten
| Was wir machen | Wir informieren Sie über Ihren aktuellen Punktestand sowie – sofern vorgesehen – über einen möglichen Punkteverfall und Einlösemöglichkeiten. |
| Welche Daten | Stammdaten, Bonuspunktekonto-Daten. |
| Warum wir das dürfen | Weil wir ein berechtigtes Interesse haben, Ihr Punktekonto transparent zu führen und Sie als Mitglied gut zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). |
5.9 Club-Werbung und personalisierte Angebote
| Was wir machen | Wir informieren Vorteilsclubmitglieder über Aktionen, Vorteile, Bonuspunktekampagnen und Gewinnspiele. Die Inhalte können allgemein oder – sofern sie eingewilligt haben – auf Basis Ihrer Einkäufe, Bonuspunktebewegungen sowie Ihrer angegebenen oder abgeleiteten Präferenzen personalisiert sein. |
| Welche Daten | Stammdaten, Kontaktinformationen, angegebene Präferenzdaten, abgeleitete Präferenzdaten, Warenkorb-/Einkaufsdaten, ggf. Bonuspunktekonto-Daten. |
| Warum wir das dürfen | Postalische Werbung senden wir, weil wir ein berechtigtes Interesse haben, unsere eigenen Produkte und Leistungen zu bewerben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können der Nutzung Ihrer Kontaktdaten für Werbung jederzeit widersprechen. Elektronische Werbung (z. B. E-Mail) erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung umfasst sowohl allgemeine als auch personalisierte Inhalte. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa per E-Mail an uns oder in Ihrem Kundenkonto. |
5.10 Zusendung des Kundenvorteilsclub-Magazins wert.voll
| Was wir machen | Wir senden Ihnen kostenlos postalisch unser Kundenvorteils club-Magazin wert.voll als Bestandteil der Clubmitgliedschaft sowie Information über Clubvorteile und Angebote zu. Die Zusendung kann von Mitglieder jederzeit abbestellt werden. |
| Welche Daten | Stammdaten (Name, Anschrift), Kundenvorteilsclubstatus. |
| Warum wir das dürfen | Damit wir den Vertrag mit Ihnen im Rahmen der Kundenvorteilsclub-Mitgliedschaft erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). |
5.11 Kundenzufriedenheitsbefragungen
| Was wir machen | Wir führen Befragungen durch, um Ihre Meinung zu unseren Produkten, Dienstleistungen und dem Vorteilsclub zu erfahren und uns zu verbessern. |
| Welche Daten | Stammdaten, Kontaktdaten, ggf. Informationen zum letzten Einkauf oder zur Nutzung von Clubleistungen. |
| Warum wir das dürfen | Nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Ihre Einwilligung erhalten Sie keine personalisierte Werbung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an office@reformstark.at. |
5.12 Statistische Auswertung und Zielgruppensegmentierung ohne Personenbezug
| Was wir machen | Wir analysieren anonymisierte Einkaufs- und Bonuspunkte-Daten, um Käufergruppen zu verstehen (z.B. „häufige Käufer von Bio-Produkten”). Einzelne Personen werden nicht identifiziert. Die Daten können auch später für Statistik und Planung genutzt werden – immer anonym. |
| Welche Daten | Warenkorb-/Einkaufsdaten, Bonuspunktekonto-Daten, jeweils in pseudonymisierter oder anonymisierter Form. |
| Warum wir das dürfen | Weil wir ein berechtigtes Interesse haben, unser Sortiment und Marketing besser zu planen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). |
5.13 Evidenthaltung, Rechtsverfolgung und Missbrauchsprävention
| Was wir machen | Wir sichern Beweise, verteidigen uns vor Ansprüchen, klären Rechtsstreitigkeiten und schützen vor Missbrauch des Vorteilsclubs oder Betrug. Bei Verdacht informieren wir die andere Firma oder Behörden. Hierzu zählt auch die technische Überprüfung von Kundennummer und E-Mail-Adressen im Rahmen der Registrierung, um unbefugten Aktivierungen oder Missbrauch zu verhindern. |
| Welche Daten | Stammdaten, Registrierungs-/Kontodaten, Warenkorb- und Einkaufsdaten, Bonuspunktekonto-Daten, relevante Korrespondenz. |
| Warum wir das dürfen | Weil wir ein berechtigtes Interesse haben, unsere Rechte zu schützen und Betrug zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). |
6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für die Zwecke nötig ist oder das Gesetz es vorschreibt.
- Während Sie aktiv Kunde sind oder Mitglied im Vorteilsclub, werden Ihre Daten regelmäßig verarbeitet und gespeichert.
- Wenn Daten nur mit Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, hören wir auf sie zu nutzen, sobald Sie diese widerrufen.
- Für bestimmte Daten wie Rechnungen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, z.B. aus Steuer- und Handelsrecht. Diese dauern oft mehrere Jahre.
- Nach Ende der Kunden- oder Club-Beziehung speichern wir Daten länger, solange gesetzliche Pflichten und Verjährungsfristen bestehen (bis zu 30 Jahre). Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Nach der Löschung kann niemand Sie mehr daraus erkennen.
- Daten über Ihre Einwilligungen (z.B. Text und Datum) speichern wir bis zu 42 Monate nach Widerruf, danach löschen wir sie.
- Daten, die im Rahmen einer begonnen, aber nicht abgeschlossenen Registrierung erhoben wurden und dafür benötigt werden, werden spätestens 48 Stunden nach Versand der Aktivierungs-E-Mail automatisch gelöscht, sofern keine Aktivierung erfolgt.
7. Wer erhält meine Daten?
Empfänger Ihrer Daten können insbesondere sein:
interne Stellen bei Reform Martin und Tachezy, Martin & Sponring, soweit dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist;
gemeinsam eingesetzte IT-Dienstleister und Betreiber von Kundendatenbanken, Online-Zugängen (z.B. Kundenkonten) und Kommunikationssystemen;
Zahlungsdienstleister zur Abwicklung von Zahlungen;
im Rahmen des Vorteilsclubs: das jeweils andere Partnerunternehmen, das Bonuspunkte vergibt oder abrechnet (Punktestände und Einlösungen werden zwischen den Partnern abgestimmt);
weitere Dienstleister, die im Auftrag und nach Weisung der Verantwortlichen Daten verarbeiten (Auftragsverarbeiter).
Daten zu Ihren Interessen und Vorlieben sowie Warenkorb-/Bonusdaten werden nur dann partnerschaftlich gemeinsam genutzt, wenn und solange Sie dafür Ihre Zustimmung erteilt haben. Alle Dienstleister haben Verträge gemäß Art. 28 DSGVO und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Eine Übermittlung von Daten an Empfänger außerhalb der EU/des EWR findet, soweit nicht ausdrücklich informiert, nicht statt.
8. Bin ich verpflichtet, Daten bereitzustellen?
Für Einkäufe in unseren Filialen brauchen Sie keine personenbezogenen Daten anzugeben. Sie können vollständig anonym shoppen.
Verpflichtend für Kundenkonto / Vorteilsclub sind jedoch:
Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten)
Kundendaten (Kundennummer, Status, Vertragsinformationen)
Freiwillig sind hingegen:
Angaben zu Interessen / Lieblingsprodukten
Teilnahme an Zufriedenheitsumfragen
Personalisierte Werbung
Erteilung einer Einwilligung für elektronische Werbung
Beim normalen Einkauf gibt es keine Einschränkungen. Ohne Einwilligung bekommen Sie nur allgemeine Clubvorteile, keine personalisierten Angebote.
Soweit für Ihr Kundenkonto ein Online-Zugang eingerichtet wird, ist die Angabe einer E-Mail-Adresse erforderlich, damit wir Ihnen eine Aktivierungs-E-Mail zusenden und Ihren Zugang freischalten können. Ohne E-Mail-Adresse kann kein Online-Zugang aktiviert werden. Ein Einkauf in unseren Filialen ist jedoch weiterhin auch ohne Online-Zugang möglich.
9. Ihre Rechte nach der DSGVO
Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
Recht auf Auskunft: Sie können fragen, ob und welche Daten wir über Sie haben, warum wir sie nutzen, wie lange wir sie speichern und an wen wir sie weitergegeben haben.
Recht auf Berichtigung: Sie können falsche oder unvollständige Daten korrigieren lassen.
Recht auf Löschung: Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten löschen, wenn keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder wichtige Gründe dagegensprechen.
Recht auf Einschränkung: Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten nur eingeschränkt verarbeiten, z.B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bezweifeln.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format geben oder an einen anderen Anbieter übermitteln.
Recht auf Widerspruch: Sie können aus besonderen Gründen der Verarbeitung widersprechen, wenn wir uns auf berechtigte Interessen stützen. Gegen Werbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Dann erhalten Sie keine Werbung mehr.
Recht auf Widerruf: Sie können eine Einwilligung, die Sie gegeben haben, jederzeit für die Zukunft zurücknehmen.
Recht auf Beschwerde: Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, z.B. bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at ).
Für die Ausübung dieser Rechte genügt eine einfache Kontaktaufnahme, z.B. per E-Mail an: office@reformstark.at. Damit wir schnell helfen können, geben Sie am besten Ihren Namen und Ihre Kundennummer an. Unter anderem können Sie Ihr Kundenkonto und Ihre Clubmitgliedschaft jederzeit beenden oder die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen, indem Sie uns per E-Mail kontaktieren. Wir prüfen Ihre Anfrage und löschen Ihre Daten dann unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Diese Rechte geben Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Daten und deren Verarbeitung.